Asistencia al usuario para autores de contenido

Cómo trabajar con elementos de borrador

La creación de un borrador de un elemento permite a los usuarios trabajar en cambios a dicho elemento sin cambiar la versión publicada del elemento. Los elementos de borrador pueden ser autónomos, o formar parte de un flujo de trabajo. Una vez se que se completen los cambios, existe la posibilidad de elegir publicar el elemento, o descartar los cambios cancelando el borrador. Puede crear varios borradores de un único elemento.

Nota: Los elementos de borrador sólo se visualizan en el Portlet de creación y no se representan dentro del sitio web publicado.

Cómo trabajar con elementos de borrador sin un flujo de trabajo

Existe la posibilidad de crear directamente un borrador de elementos sin un flujo de trabajo.

Creación de un elemento de borrador

Para crear un nuevo elemento de borrador:

Abra un elemento publicado sin flujo de trabajo en la modalidad de edición y pulse Guardar como borrador. Esta herramienta crea una copia de borrador del elemento publicado sin eliminarlo del sitio activo.
Abra un elemento publicado sin flujo de trabajo en la modalidad de lectura y pulse Crear borrador. Esta herramienta crea una copia de borrador del elemento publicado sin eliminarlo del sitio activo.
Abra un elemento publicado sin flujo de trabajo y pulse Cambiar a borrador. Esta herramienta cambia el estado del elemento de "publicado" a "borrador" y el elemento dejará de ser visible en el sitio activo. No se puede cambiar un elemento a borrador si otros elementos están haciendo referencia a dicho elemento.

Cómo guardar un elemento de borrador

Cuando se haya creado el borrador:

Para guardar el elemento de borrador, pulse Guardar, Guardar y cerrar o Guardar y leer.
Para publicar el elemento de borrador, pulse Guardar y publicar.

Una vez guardado, el elemento de borrador se muestra junto a otros elementos en las vistas de elementos, pero con un estado de borrador. Si crea un borrador de un elemento publicado con anterioridad, en las vistas de elementos aparecerán tanto las versiones publicadas como las versiones de borrador. Puede editar y guardar borradores varias veces antes de publicar los cambios.

Publicación de un elemento de borrador

Los cambios realizados a un elemento de borrador no aparecerán en el sitio activo hasta que se publique el elemento de borrador. Cuando un elemento de borrador esté listo para ser publicado, puede:

Seleccionar un elemento en una vista y pulsar Publicar elemento.
Abrir el elemento en modalidad de solo lectura y pulsar Publicar elemento.
Abrir un elemento en la modalidad de edición y pulsar Guardar y publicar.

Cancelación de un elemento de borrador: La cancelación de un elemento de borrador es esencialmente lo mismo que suprimirlo, puesto que todos los cambios realizados al elemento se descartan. Si desea cancelar un borrador, ábralo y pulse Cancelar borrador. Debe tener acceso de editor, o superior, para cancelar un borrador de elementos que no utilizan un flujo de trabajo.

Cómo trabajar con elementos de borrador que utilizan un flujo de trabajo

Dentro de un flujo de trabajo, los elementos tienen un estado de borrador hasta que entran en una etapa del flujo de trabajo en la que se ejecuta una acción de publicación. Los elementos de borrador de un flujo de trabajo se visualizan junto con otros elementos en las vistas de elementos, pero con un estado de borrador. Si crea un borrador de un elemento publicado con anterioridad, en las vistas de elementos aparecerán tanto las versiones publicadas como las versiones de borrador. Puede editar y guardar los borradores varias veces antes de enviar el borrador a la etapa siguiente del flujo de trabajo.

Utilice las características siguientes para trabajar con elementos en un flujo de trabajo.

Tabla 1. Aprobación y rechazo de controles de acceso.
Nota: Esta tabla asume el acceso de colaborador o superior a la biblioteca.
Acciones	Función	Acceso al elemento	Acceso de rol a recursos de biblioteca
Aprobar	Cuando se establece aprobación conjunta, esta herramienta se utiliza para probar un elemento en las vistas Todos los elementos y Mis elementos.	Revisor o administrador.	Acceso de colaborador o superior al tipo de elemento.
Cancelar borrador	Esta herramienta elimina totalmente un elemento de borrador de un flujo de trabajo. Esta herramienta sólo se muestra después de que se haya publicado un elemento y se haya creado un nuevo borrador.	Acceso de gestor o superior.	Acceso de colaborador o superior al tipo de elemento.
Rechazar	Se utiliza cuando se rechaza un elemento durante un flujo de trabajo. Ejecuta las acciones definidas en la etapa Rechazar; a continuación, envía de nuevo el elemento a la primera etapa de un flujo de trabajo.	Acceso de revisor.	Acceso de colaborador o superior al tipo de elemento.
Etapa siguiente Caducar Publicar Enviar para revisión	Sirve para aprobar un elemento y enviarlo a la siguiente etapa de un flujo de trabajo.	Acceso de revisor.	Acceso de colaborador o superior al tipo de elemento.
Etapa anterior Retirar de revisión	Estas acciones devuelven un elemento a la página anterior a la etapa actual, o eliminan el elemento. Cuando un elemento se pasa a la etapa anterior, se ejecutan las acciones del flujo de trabajo de entrada en la etapa anterior, sin embargo, no se ejecutan las acciones de flujo de trabajo de salida en la etapa actual.	Acceso de gestor o superior. Los revisores acceden en etapas de flujo de trabajo en las que se les ha otorgado acceso a la herramienta de la etapa anterior.	Acceso de colaborador o superior al tipo de elemento.
Procesar ahora	Procesa manualmente un elemento si su estado es pendiente. Se procesan todas las acciones de la etapa.	Acceso de administrador	Innecesario.

Inhabilitar varios borradores:

Al crear un flujo de trabajo, existe la posibilidad de inhabilitar la creación de varios borradores para cualquier elemento de dicho flujo de trabajo. Esta opción permite que los usuarios puedan asignar un flujo de trabajo a elementos en los que desea gestionar únicamente un cambio al mismo tiempo.

Cómo trabajar con elementos de borrador en un proyecto

Utiliza elementos dentro de un proyecto de la misma forma en la que utiliza borradores fuera de un proyecto, independientemente de si el elemento de borrador participa en un flujo de trabajo, o no participando en un flujo de trabajo. La única diferencia es que cuando el borrador está listo para su publicación, permanecerá en un estado pendiente hasta que todos los elementos del proyecto estén listos para su publicación. Los elementos de borrador de un proyecto se visualizan junto con otros elementos en las vistas de elementos, pero con un estado de borrador. Si crea un borrador de un elemento publicado con anterioridad, en las vistas de elementos aparecerán tanto las versiones publicadas como las versiones de borrador.

Gestión de borradores

Si visualiza un elemento publicado con un único elemento de borrador, puede ver el elemento de borrador pulsando Ir a borrador.
Al visualizar un elemento de borrador, se puede abrir la versión publicada del elemento pulsando Ir a publicado.
Si un elemento publicado tiene más de un borrador, se visualiza la herramienta Gestionar borradores tanto en las versiones publicadas como en las versiones de borrador de un elemento. Pulse Gestionar borradores para ver la lista de borradores del elemento actual. Se visualizan todos los borradores, pero únicamente se podrán leer, editar y cancelar los borradores en los que se tengan los derechos de acceso necesarios.